Costes
Cómo calcular tu coste logístico por pedido
Casi todas las empresas saben lo que les cuesta el transporte y muy pocas saben lo que les cuesta servir un pedido. La diferencia entre esas dos cifras es donde suele estar el margen perdido.
Revisado el
En resumen
El coste logístico por pedido se calcula sumando el transporte, el embalaje y el palet, el tiempo de preparación, el coste de las incidencias y la parte proporcional del almacén, y dividiendo entre los pedidos servidos en el periodo. El transporte suele ser la partida más visible, pero rara vez es la única relevante.
Es una conversación que tenemos con bastante frecuencia. Un cliente compara dos tarifas de transporte, elige la más baja por unos euros y seis meses después su coste logístico ha subido. No es magia: es que el transporte era una de las seis partidas y solo miró una.
Las seis partidas
Para servir un pedido paletizado, tu empresa gasta en:
| Partida | Qué incluye | Cómo obtenerla |
|---|---|---|
| 1. Transporte | La tarifa del envío más recargos | Factura del transportista |
| 2. Embalaje y palet | Film, fleje, esquineras, etiquetas y el palet | Consumo mensual ÷ pedidos |
| 3. Preparación | Tiempo de picking, montaje del palet y flejado | Horas × coste hora ÷ pedidos |
| 4. Incidencias | Segundos intentos, retornos, devoluciones, mercancía dañada | Coste del mes ÷ pedidos del mes |
| 5. Almacén | Alquiler, luz, carretilla, mantenimiento | Coste mensual ÷ pedidos del mes |
| 6. Administración | Tiempo de gestionar albaranes, facturas y reclamaciones | Horas × coste hora ÷ pedidos |
Suma las seis y divide entre los pedidos servidos. Ese es tu coste logístico por pedido.
No hace falta contabilidad analítica fina. Con esa cuenta hecha una vez al mes ya tienes un número comparable, y comparable es lo único que necesitas para saber si vas mejor o peor.
El error clásico: quedarse en la partida 1
El transporte es la partida más visible porque llega en una factura con su importe. Las otras cinco están repartidas en nóminas, consumibles y horas de gente, así que no se ven.
Y ahí está el problema: una tarifa de transporte más baja puede subirte el coste total. Ejemplos reales de ese efecto:
- Un transportista que tarifica al peso volumétrico en lugar de por tipología de palet te sale barato en la simulación y caro en la mercancía voluminosa.
- Un proveedor que no avisa de las incidencias te ahorra unos euros en la tarifa y te añade horas en la partida 6, más los segundos intentos en la 4.
- Uno que no recoge en tu zona con vehículo propio te obliga a adaptar tus horarios de preparación, lo que engorda la partida 3.
Las palancas que de verdad mueven el número
Ordenadas por lo que suelen dar de sí:
1. Consolidar envíos
Es la primera y la más desaprovechada. Dos palets al mismo destino en una expedición cuestan bastante menos que dos expediciones, y además consumen una sola preparación y un solo albarán.
Si sirves al mismo cliente dos veces por semana, la pregunta es si cabe en una.
2. Pagar la categoría que te toca
Un palet montado con 5 cm de más puede saltar a la categoría siguiente. Un palet mal distribuido que se monta más alto de lo necesario, también.
Es la palanca más barata de todas porque no requiere invertir nada: solo medir el palet real y comprobar en qué categoría cae. Calcúlalo aquí.
3. Reducir las incidencias evitables
De las incidencias que vemos, la mayoría se originan en dos sitios: datos del destinatario incompletos y palets mal montados.
Las dos se arreglan con procedimiento, no con dinero:
4. Elegir la modalidad correcta de transporte
Si estás moviendo por paquetería mercancía que debería ir paletizada, estás pagando peso volumétrico. Y si estás contratando camiones para tres palets, estás pagando espacios vacíos.
Lo comparamos en grupaje, paletería y carga completa y en cuántos palets caben en un camión.
5. Decidir qué haces con los palets
El palet no va incluido en la tarifa, y sin una decisión explícita se pierde uno en cada envío. Tres fórmulas posibles en intercambio de palets.
Cómo usar el número
Una vez lo tienes, sirve para tres cosas concretas:
Fijar tu precio de venta. Si repercutes el transporte a tus clientes, repercútelo con el coste real, no con la tarifa del transportista. La diferencia son las otras cinco partidas.
Decidir tu umbral de pedido mínimo. Si servir un pedido te cuesta una cantidad fija considerable, los pedidos pequeños pueden estar por debajo de rentabilidad. Un mínimo de pedido, o un cargo por pedido pequeño, deja de ser una decisión comercial arbitraria y pasa a ser una cuenta.
Negociar con datos. Llegar a una negociación de tarifa recurrente sabiendo tu volumen real, tus rutas y tu tipología habitual cambia la conversación por completo. Y permite al transportista darte un precio más ajustado, porque tiene menos incertidumbre que cubrir.
Una plantilla mínima
Si quieres empezar hoy, cinco columnas en una hoja de cálculo son suficientes:
| Mes | Pedidos servidos | Coste transporte | Otros costes logísticos | Coste por pedido |
|---|---|---|---|---|
Rellénala tres meses. Con la tercera fila ya vas a ver cosas que hoy no ves.
En resumen
El coste logístico por pedido son seis partidas, no una. El transporte es la más visible, pero las incidencias, la preparación y el embalaje suelen decidir si un cliente es rentable. Las palancas que más mueven el número son consolidar envíos, pagar la categoría correcta y reducir incidencias evitables.
Si quieres una tarifa calculada sobre tus rutas y volúmenes reales para meterla en esa hoja, cuéntanos tu operativa.